Como definir permissões de compartilhamento do Drive para usuários

Google Drive é um serviço oferecido pelo Google que permite-lhe armazenar documentos, imagens ou pastas inteiras na nuvem e então memorizá-las e sincronizá-las online. Pode aceder a Drive muito facilmente visitando o site https://drive.google.com/  e usando o proprio account para entrar. Posteriormente na página “O meu disco” verá ficheiros e pastas que carrega ou sincroniza. Na página é possível fazer upload dos arquivos do computador ou criar novos documentos do Google Docs, do Sheet, do Slides e do Forms. Uma vez que o arquivo é criado é possível modificá-lo e compartilhá-lo com outros usuários. Compartilhando-o, outras pessoas podem visualizar o documento, modificá-lo e adicionar comentários. 

Como compartilhar um ficheiro usando o Google Drive?

Para compartilhar um ficheiro no Drive é somente necessário, depois ter efectuado o login ao Drive, clicar no file che más nos interesa compartilhar e sucessivamente clicar no botão, na parte superior direita, Compartilhar ou Compartilhar .

Graças ao Drive é possível compartilhar mais de um documento clicando no teclado Shift e selecionando dois ou mais arquivos para depois clicar Compartilhar no canto superior direito. Para compartilhar os arquivos com usuários específicos, depois de clicar no Compartilhar, selecione “Compartilhar com pessoas e grupos” e digite o endereço de e-mail da pessoa ou das pessoas com quem você quer compartilhar.

Como definir as permissões de compartilhamento dos usuários do Drive?

Usando  o Google Drive é possível definir permissões por unidade organizacional ou domínio e em seguida poderá também personalizar as permissões para grupos que pertencem a uma ou várias unidades organizacionais. Os passos que deve seguir são os seguintes:

1.Adicione uma unidade organizacional para cada departamento ou domínio.

2.Mova os usuários para suas unidades organizacionais.

3.Defina as permissões para cada unidade organizacional.

Depois de concluído estes passos é possível permitir que os usuários da sua organização compartilhem com outras pessoas, restringir o compartilhamento fora dos domínios permitidos ou fora da sua organização. O site permite por outro lado controlar arquivos armazenados e controlar a criação de drives compartilhados permitindo também que os usuários compartilhem arquivos ou grupos de arquivos publicamente. 

Para definir as opções de compartilhamento pode-se usar um link, se o conteúdo está em Meu Drive e não nos drives compartilhados ou utilizar o Verificador de acesso que confere se os destinatários têm acesso aos arquivos. O serviço, se necessário, pede aos usuários para conceder acesso.  Isso ocorre quando os usuários:

• enviam mensagens do Gmail ou do Google Chat com links para arquivos que não foram compartilhados com os destinatários;
• +mencionam alguém que não tem acesso ao arquivo em um comentário no arquivo;
• anexam arquivos a eventos da agenda em que os convidados não têm acesso aos arquivos.

Sendo administrador você pode especificar o nível de acesso que os usuários têm permissão para conceder usando a Google Admin Console e clicando em Opções de compartilhamento. Uma vez escolhido o arquivo, pode ser que não se abra o que venha pedida a permissão. Se o arquivo não se abre é possível que o administrador ainda não lhe deu a permissão, o que você entrou com uma conta diferente daquela autorizada ou o login poderia ter sido rejeitado porque alguém  removeu sua autorização.  Se no caso contrário, o sistema pede uma autorização, é somente necessário fazer click  em “Solicitar permissão”  de modo que o proprietário do arquivo receba um e-mail para confirmar ou não a  solicitação.